City Media — operațiuni de publicitate outdoor

Provocarea

O agenție de panotaj trăiește sau moare în funcție de inventarul ei. Fiecare panou este două lucruri în același timp — un activ de vândut și o bucată de teren închiriat de plătit — și fiecare trebuie să parcurgă curat drumul de la disponibil la vândut și apoi facturat. City Media gestiona toate acestea pe foi de calcul împrăștiate, iar transformarea unui panou vândut într-o factură corectă dura zile întregi.

Apoi miza a crescut: România a făcut e-Factura ANAF obligatorie, așa că fiecare factură trebuie acum depusă electronic la fisc, într-un format strict, cu exact TVA-ul și taxele locale corecte. Facturarea manuală nu mai era doar lentă — devenise un risc de conformitate.

Ce am construit

Un singur sistem conectat pe Podio care rulează întregul ciclu de venituri al City Media pornind de la un singur activ: panoul. Inventarul, ofertele, contractele, rezervările, facturarea și depunerea fiscală trăiesc în același loc și se alimentează reciproc — sprijinite de un strat de integrări custom care rezolvă părțile pe care Podio nu le poate face singur.

Cum se leagă totul

Panoul este coloana vertebrală a sistemului, iar totul se construiește în jurul lui:

• Inventar, în două feluri. Fiecare panou este înregistrat atât ca activ vandabil — locație, dimensiuni, format, prețuri — cât și ca fișă de închiriere care urmărește ce plătește City Media proprietarului locației, inclusiv contractul de electricitate din spatele fiecărui panou iluminat.
• De la ofertă la factură într-un singur lanț. Client → contract → ofertă → un ticket per panou pentru fiecare rezervare și perioadă → factură → articole. Fiecare pas își ia datele din cel anterior, așa că un panou vândut devine factură fără ca nimeni să rescrie nimic.
• Bani în două monede. Prețurile sunt gestionate atât în RON, cât și în EUR, folosind cursul oficial al Băncii Naționale a României (BNR), preluat automat.
• Dincolo de vânzare. Module conectate urmăresc plățile de chirie datorate proprietarilor de teren, ciclul de service în teren al panourilor fizice (amplasare, autorizații, construcție, inspecții și reparații) și comenzile de producție care tipăresc, montează și demontează creațiile.

Automatizarea care duce greul

În spate, peste 100 de fluxuri automate și integrări custom preiau munca manuală și predispusă la erori:

• Facturi depuse direct la ANAF. Sistemul generează facturi e-Factura (UBL) conforme legal și le depune în platforma națională de e-facturare sub codul fiscal al firmei — cu simulare în gol, emitere standard și storno (note de credit). Apoi un job programat reconciliază statusul fiecărei facturi și atașează răspunsul oficial ANAF înapoi pe factură.
• Chirie calculată la zi. Pentru rezervările cu tarif zilnic, sistemul calculează chiria pro-rata pe lunile calendaristice — tratând lunile parțiale de început și lungimile diferite ale lunilor — și convertește EUR în RON la cursul din ziua facturării.
• TVA-ul corect, de fiecare dată. Facturile sunt emise la cota de TVA corectă din România, cu taxa locală pe publicitate (TLP) adăugată automat ca linie separată.
• Documente într-un singur click. Ofertele, anexele la contract și confirmările de rezervare sunt generate ca fișiere gata de trimis, complete cu hărți, fotografii și prețuri pentru fiecare panou.
• Panouri care se gestionează singure. Rezervările se activează când începe perioada și se închid când se termină, iar comenzile de decorare / neutralizare se lansează automat cu trei zile înainte.
• Nimic nu scapă. Scări de remindere escaladate urmăresc fiecare contract — de chirie și de electricitate deopotrivă — atribuind sarcini persoanei potrivite la intervale prestabilite înainte de fiecare expirare.

Un planner vizual pentru fiecare panou

Un tabel îți poate spune că un panou e rezervat; nu îți poate arăta când. Așa că, pe lângă CRM, am construit pentru City Media o tablă de planificare vizuală — un planificator drag-and-drop în care fiecare panou este un rând, iar fiecare rezervare este un bloc colorat pe o axă temporală. Echipa vede dintr-o privire ce e liber, rezervat sau vândut și poate planifica campanii cu luni înainte, fără să dubleze vreodată o rezervare pe un panou.

Tabla este o aplicație web dedicată, care rămâne sincronizată bidirecțional cu CRM-ul Podio: panourile și rezervările apar automat pe ea, modificările făcute pe tablă se întorc în Podio, iar fiecare bloc este colorat în funcție de etapa de vânzare (ofertat → rezervat → vândut). Mecanisme de siguranță resping modificările conflictuale și nu permit ștergerea unui panou care încă are rezervări active — astfel încât planul și CRM-ul nu se desincronizează niciodată.

Construit pentru întreaga afacere

Sistemul depășește cu mult CRM-ul de bază: aproximativ 30 de aplicații interconectate în cinci spații de lucru Podio, acoperind vânzările, service-ul în teren și finanțele de back-office — plus un al doilea canal de vânzări pentru media de transit și stradală, care reutilizează exact același model.

În cifre

O imagine a ceea ce duce sistemul după ani de utilizare zilnică:

• ~290 de panouri publicitare în gestiune, fiecare cu locația, prețurile, contractul de închiriere și ciclul său de viață.
• 2.500+ de contacte — clienți, furnizori și proprietari de locații — într-o singură bază de date comună.
• 5.000+ de oferte create și 500+ de contracte generate direct din pipeline.
• 5.700+ de facturi emise, pe baza a 32.000+ de articole calculate automat.
• 8.200+ de rezervări per panou urmărite de la rezervare până la finalizare.

Rezultatul

Toate panourile, ofertele și contractele trăiesc acum într-un singur loc, iar facturarea care înainte dura zile întregi se face acum în câteva minute. Fiecare factură ajunge la ANAF în formatul corect, cu TVA, taxă locală și conversie valutară gestionate automat — conformă implicit, nu cu efort. În total, sistemul economisește echipei estimativ 500+ ore de muncă manuală în fiecare lună.