E-Res Auto — management pentru service auto

Provocarea

Un service auto e greu de condus și de unul singur — programări, lucrări, piese, mecanici și facturi, de obicei împrăștiate prin foi de calcul și instrumente deconectate. Dar E-Res Auto sunt de fapt trei afaceri într-una: un service auto, un broker de asigurări și inspecția ITP plus back-office-ul care le ține laolaltă — răspândite pe două firme. Nu exista o imagine unică nici asupra service-ului, nici a clientului, nici a contabilității.

Ce am construit

Un singur sistem conectat pe Podio care conduce întreaga afacere, nu doar atelierul. Fiecare client și fiecare mașină sunt o singură fișă din care lucrează toată firma, iar peste ea rulează două cicluri de viață: programare → lucrare → factură → raport zilnic pe partea de service și lead → ofertă → poliță → reînnoire pe partea de asigurări — sprijinite de un strat profund de automatizări custom care fac munca repetitivă și țin cifrele corecte.

Cum se leagă totul

Clientul și mașina lui sunt coloana vertebrală; tot restul se leagă de ele:

Atelierul. Ofertele de service (constatări) devin comenzi de lucru care urmăresc separat piesele și manopera, fiecare lucrare atribuită unui mecanic anume — astfel încât service-ul vede profitul din manoperă per mecanic. Retururile în garanție, comenzile de piese și un hotel sezonier de anvelope se leagă toate de aceeași mașină.
Biroul de asigurări. Solicitările din web, telefon și email devin fișe de client și alimentează un pipeline de oferte care se încheie cu o poliță RCA / Casco emisă, cu comisionul brokerului urmărit pe fiecare.
Back-office-ul. Lucrările devin venituri și rapoarte de cost al lucrării, care se adună într-o fișă zilnică de profit și pierdere și într-un bilanț de sfârșit de lună consolidat pe ambele firme ale grupului — alături de salarizare, cheltuieli, furnizori, comisioane și dashboard-uri de KPI.

Automatizarea care duce greul

Peste 40 de integrări și automatizări custom preiau munca manuală de la echipă:

Profit per mecanic. Fiecare comandă de lucru înregistrează manopera pe un anumit mecanic, astfel încât cifrele fiecărei zile — și rapoartele de cost — defalcă profitul per mecanic.
Lead-uri care nu se răcesc. Solicitările din site și email devin automat (sau se potrivesc cu) o fișă de client reală și ajung la echipa de vânzări, cu o urmărire automată pentru ce rămâne neatins.
Reînnoiri de asigurări pe pilot automat. Cu cincisprezece zile înainte ca o poliță să expire, sistemul pregătește o ofertă de reînnoire, atribuie un responsabil a doua zi și escaladează către management dacă rămâne neatinsă — ca reînnoirile să nu scape.
Urmărirea expirărilor cu remindere. Datele de RCA, ITP și Rovinietă ale fiecărei mașini sunt urmărite, cu remindere SMS dintr-un click, susținute de consimțământul clientului pe fiecare canal (conform GDPR).
Documente într-un click. Comenzile de reparație, fișele de recepție și de constatare, ofertele scrise, etichetele de depozitare a anvelopelor și procesul-verbal legal de luare în custodie sunt generate precompletate și atașate direct pe fișă.
Încasări care se urmăresc singure. Facturile neîncasate sunt îmbătrânite automat (30 și 60+ de zile), marcate și direcționate către persoana potrivită pentru recuperare.
Salarizare, comisioane și pontaj. O rulare de salarii se desface în fișe per angajat, comisioanele colaboratorilor sunt generate din facturi validate, iar fiecare zi de lucru se închide și se blochează pentru ca cifrele să intre curat în raportare.
Date curate implicit. Numerele de telefon sunt normalizate în format internațional pentru mesagerie, iar seriile de șasiu și numerele de înmatriculare sunt validate și standardizate la introducere.

Mai mult decât un atelier

Ceea ce a început ca un sistem pentru service a devenit sistemul de operare al întregii firme: aproximativ 47 de aplicații conectate în trei spații de lucru Podio — operațiuni, management și contabilitate. Sfârșitul de lună produce o imagine la nivel de board — lichiditate, solvabilitate și rezultat net — calculată nativ în Podio pe ambele firme, cu registre de furnizori, bilete la ordin, cecuri și un registru de casă reconciliate în același loc.

În cifre

O imagine a ceea ce duce sistemul astăzi:

13.800+ de clienți și 11.000+ de mașini într-un singur istoric comun.
15.000+ de oferte de service transformate în comenzi de lucru și facturi.
2.500+ de cazuri de retur și garanție urmărite până la piesele și furnizorii lor.
~2.000 de seturi de anvelope intrate și ieșite din hotelul sezonier de anvelope.
1.400+ de oferte de asigurare trecute prin pipeline-ul de brokeraj.

Rezultatul

E-Res își conduce service-ul, biroul de asigurări și back-office-ul dintr-un singur sistem. Echipa procesează peste 43.000 de comenzi de lucru cu vizibilitate completă asupra profitabilității fiecărui mecanic, nu ratează niciodată un termen de asigurare sau de inspecție și închide fiecare lună cu o contabilitate consolidată — fără să rescrie nimic.