Lingemann — un birou de cotații în ambele direcții

Provocarea

Un distribuitor de produse tehnice trăiește în inbox. Fiecare tranzacție este un lanț de emailuri — un client cere un preț, tu întrebi furnizorii, vin ofertele, răspunzi clientului — multiplicat de zeci de ori, pe mulți agenți de vânzări, cumpărători, sucursale și conturi-cheie. Când toate acestea stau în inbox-uri de email separate, cotațiile devin lente, firele se pierd și nimeni nu vede cine de ce se ocupă.

Ce am construit

Am transformat Podio, în același timp, în clientul de email și platforma de cotații a Lingemann. În jur de 50 de spații de lucru — câte unul pentru fiecare agent de vânzări, pentru fiecare client-cheie, pentru fiecare sucursală (Brașov, Arad, Baia Mare) și pentru fiecare funcție (vânzări, achiziții, comenzi, licitații) — fiecare conectat la o adresă de email reală. Emailul ajunge în Podio și este trimis din Podio, iar fișa din inbox este oferta: întregul proces de cerere de ofertă rulează peste cutia poștală.

Cum funcționează

• Email, în ambele sensuri, în Podio. Un gateway de email custom sincronizează fiecare cutie poștală partajată în Podio — subiect, conținut, atașamente, CC — iar răspunsurile, redirecționările și mesajele noi sunt compuse și trimise direct din fișă. Echipa nu părăsește niciodată Podio.
• Fiecare email este un tichet. Fiecare mesaj are un status (necitit → în lucru → în așteptare → închis), un responsabil — primul care îl atinge devine proprietarul lui — un tip și compania și contactul expeditorului atașate automat.
• Cerere primită → cerere trimisă, în același fir. Cererea de ofertă a unui client este legată de fiecare cerere către furnizori pe care o generează — trimisă din Podio dintr-un click, inclusiv „întreabă toți furnizorii din această categorie”.
• Nimic nu se răcește. Reminderele atenționează agentul la 24h dacă oferta nu a plecat și urmăresc direct furnizorii — în română, engleză, germană sau franceză — când nu au răspuns. Firele inactive se închid după un program, iar închiderile în masă accidentale sunt anulate automat.
• Date corecte de câștig/pierdere. O ofertă nu poate fi închisă fără o valoare sau — dacă e pierdută — fără un motiv, așa că cifrele rămân corecte. Timpii de prim-răspuns și de rezolvare sunt măsurați față de orele reale de program și grupați în 24h / 48h / mai mult.
• Rutare în toată compania. O conversație întreagă — fiecare mesaj și atașament — poate fi mutată la alt birou (vânzări ↔ achiziții ↔ o sucursală ↔ inbox-ul unui client), cu originalul închis și legat încrucișat, ca să nu se piardă niciodată urma.

În cifre

• 354.000+ de emailuri și oferte arhivate doar în inbox-ul principal de vânzări.
• ~50 de spații de lucru integrate cu email, pe oameni, clienți-cheie, sucursale și funcții.
• ~50 de automatizări custom care rulează sincronizarea emailului, rutarea, reminderele și ciclul de viață al cotațiilor.
• 4 limbi (RO / EN / DE / FR) pentru reminderele automate către furnizori.

Rezultatul

Întreaga conversație comercială a Lingemann — vânzări și achiziții deopotrivă — se petrece în Podio. Fiecare email are un proprietar, fiecare ofertă este urmărită de la cererea clientului până la răspunsul furnizorului, reminderele se trimit singure, iar managementul vede cât de repede răspunde fiecare birou. Inbox-ul a încetat să mai fie o gaură neagră și a devenit sistemul de evidență.