Dynamic Build Invest — ciclul de viață al unui dezvoltator

Provocarea

Un dezvoltator rezidențial duce o clădire de la o bucată de teren până la locuințe ocupate — autorizații, proiectare, construcție, vânzări, predare și apoi ani de administrare a clădirilor. Fiecare dintre aceste etape stă de obicei într-un instrument diferit (sau o foaie de calcul diferită), iar între ele nu există nicio legătură. Dynamic Build Invest a vrut întregul ciclu de viață — și întreaga firmă — într-un singur loc.

Ce am construit

Un sistem de operare pe Podio care conduce întreaga afacere în aproximativ șapte spații de lucru conectate. O clădire și un proiect se regăsesc în toate, ducând o unitate de la teren și autorizații → proiectare și construcție → vânzare → predare → administrare continuă, peste un back-office complet de finanțe și HR/salarizare. Este un ERP cap-coadă, nu un CRM.

Cum se leagă totul

O clădire (bloc) și o dezvoltare (proiect) sunt coloana vertebrală — aproape fiecare înregistrare se leagă de ele:

O unitate, toată viața ei. Fiecare apartament, spațiu comercial, birou sau loc de parcare este o singură fișă care îl duce de la disponibil prin rezervare și vânzare — cu mai multe scenarii de preț (cash, rate, „Prima Casă”) și cote reduse de TVA — și apoi continuă ca fișă de întreținere și utilități după predare.
Construcție, costată la nivel de sarcină. Fiecare lucrare de pe șantier este un obiectiv cu propriul buget de manoperă și materiale, grafic, progres și checklist de calitate. Comenzile de aprovizionare și facturile de la furnizori curg pe el, așa că bugetul vs. realizat este la zi per sarcină, per etaj, per fază.
Autorizații care nu pot expira. Fiecare aviz și autorizație de urbanism sau utilități este urmărit cu data lui de expirare și escaladat cu task-uri înainte să expire — pentru că nu poți construi legal pe o autorizație expirată.
Un P&L viu pe clădire și pe proiect. Vânzările, încasările, costurile și manopera se adună în economia fiecărei clădiri (€/mp realizat vs. planificat) și într-o pro-formă la nivel de proiect: planificat vs. vândut vs. încasat vs. profit.
Totul conectat. Planurile de construcție se oglindesc în registrele de autorizații și de șantier; pontajele leagă fiecare zi-om de un obiectiv și un centru de cost, astfel încât costul manoperei se reconciliază cu profitul proiectului; spațiul administrativ al dezvoltatorului și cel de administrare a clădirilor țin clienții sincronizați.

Automatizarea care duce greul

238 de fluxuri automate și ~47 de integrări custom preiau munca repetitivă de la echipă:

Citire contor → factură de utilități → încasare, fără atingere. Contoarele de apă, gaz și electricitate ale fiecărui apartament sunt citite (prin QR), consumul este calculat față de citirea anterioară și validat pentru anomalii, apoi facturile de întreținere și utilități sunt generate, transformate în PDF-uri fiscale, trimise prin email și SMS și urmărite până la plată.
Vânzare → contract, automat. Marcarea unei unități ca vândută creează fișa contractului de vânzare-cumpărare și pornește înregistrarea legală.
Aprovizionare & costuri de șantier. Comenzile de achiziție branded pleacă la furnizori, facturile de la furnizori devin cheltuieli etichetate pe centru de cost și fază, iar procesele-verbale de predare a mărfii sunt generate — totul pe obiectivul de construcție corect.
HR & salarizare, cap-coadă. Pontajele zilnice sunt generate pentru personalul activ și sincronizate principal↔șantier cu ore suplimentare; salarizarea rulează pentru personalul de birou și de șantier (lunar sau pe oră), scade avansurile, iar un click înregistrează costul pe centru de cost și marchează salariile ca plătite. Job-uri de conformitate urmăresc expirarea contractelor de muncă și a medicinei muncii și schimbă statusul angajatului la începutul și sfârșitul concediului.
Documente & finanțe. Numerotare proformă fără goluri, curs EUR→RON preluat automat de la Banca Națională, remindere pentru biletele la ordin și generare de PDF-uri pentru liste de prețuri și procese-verbale de predare.
Lead-uri curate. Numerele de telefon sunt normalizate pentru SMS, iar numerele de telefon dedicate fiecărei campanii etichetează automat sursa fiecărui lead (Google, Facebook, pliante și altele).

În cifre

O imagine a ceea ce duce sistemul astăzi:

100.000+ de pontaje, fiecare legat de un obiectiv de lucru și un centru de cost.
26.000+ de citiri de contoare capturate și transformate în facturi.
10.000+ de facturi de întreținere și utilități emise către proprietari.
5.400+ de comenzi de aprovizionare lansate pe obiective de construcție.
3.800+ de obiective de construcție bugetate și urmărite.
238 de fluxuri automate și ~47 de integrări custom care țin totul împreună.

Rezultatul

Dynamic Build Invest își conduce întreaga afacere — dezvoltare, vânzări, administrarea clădirilor, finanțe și HR — dintr-un singur sistem conectat. O clădire este urmărită de la autorizație până la profit, citirile de contoare se facturează singure, iar fiecare oră de pe șantier se reconciliază cu bugetul. Fiecare proiect nou doar se conectează.